Total Processos
0
Validados
0
Aguardando Validação
0
Incompletos
0
Ultimos Processos
Criar Novo Processo
Ao marcar a natureza, algumas abas deixam de ser obrigatórias automaticamente.
Os dados serão preenchidos automaticamente a partir dos PDFs anexados.
Mostrar processos onde falta:
Aguardando a contabilidade
0
Recebidos
0
Total liberado
0
Liberado para liquidação
Tudo o que os outros setores já liberaram para o setor contábil, numa tela so: NF de Fornecedores (almoxarifado/fiscal) e Clínicas Credenciadas (RH). Confirme o recebimento depois de baixar os arquivos, ou devolva com justificativa — a liberacao cai e o setor de origem ve o motivo.
Aguardando o portador
0
Compra informada
0
Na liquidação
0
Recebidas pela contab.
0
Cartão Corporativo — Suprimento de Fundos
O caminho da despesa do cartão, na ordem: 1) alguém pede o suprimento e a contabilidade confirma; 2) o servidor solicita a compra; 3) o portador confirma a compra feita e anexa os documentos.
1. Pedido e concessão de suprimento
2. Solicitações de compra
Pedidas pelo demandante, aguardando o portador do cartão comprar.
3. Compras confirmadas
O portador já comprou e informou os dados; seguem para documentos e liquidação.
Aguardando liberacao
0
Na liquidação
0
Recebidos pela contab.
0
Vencendo / vencidos
0
Pagos — informar ao juiz
0
Sentenças Judiciais — ofícios requisitorios
O sistema e alimentado a partir do ofício do juiz: anexe o PDF e ele le o processo, as partes e a(s) tabela(s) DADOS DO CREDITO REQUISITADO — pode haver mais de um pagamento por ofício. O jurídico confere, informa a data de vencimento conforme o prazo do ofício e libera para liquidação; a contabilidade recebe pelo painel Liquidações. Documentos adicionais sao opcionais e não travam a liberacao.
Processos judiciais e pedidos de subsídio
Cadastre o processo desde a citação, sem esperar o ofício requisitório. A partir dele o jurídico pede subsídios — informações e documentos — aos setores (Atendimento, Divisão Comercial, Divisão Técnica...), sempre com prazo de resposta. Quando o ofício chegar, ele aparece ligado ao mesmo número de processo.
NFs com pendência
0
Aguardando nota técnica
0
Com certidão faltando
0
Contratos fiscalizados
0
Notas fiscais aguardando documentos
As NFs lancadas nos contratos fiscalizados por você (portaria vigente) que ainda tem documento faltando. Quando falta a nota técnica, e você quem anexa — direto pelo botão da linha. Certidão faltando e do fornecedor: cobre-o ou avise o almoxarifado.
Seus contratos
Gestão de Pessoal — cadastro dos servidores
A base do modulo e o cadastro do servidor (dados funcionais: matricula, cargo, lotação, vínculo, data de entrada). A partir dele vem as concessões — hoje a licenca-premio, cada tipo com as proprias regras, e novos tipos entram no futuro. O cadastro e o mesmo das despesas médicas e das clínicas.
Terrenos e imóveis
0
Projetos e plantas
0
Autorizacoes, licenças e outorgas
0
Processos Pagos por Mês
Considera-se pago o processo que possui comprovante/documento de pagamento anexado. O mês e o do pagamento extraído do PDF.
Total Pagos
0
Meses com Pagamento
0
Sem Mês Identificado
0
Verificacao e Compressao para o TCM
Selecione os PDFs já gerados pelo sistema (PDFs do Mês) — ou arraste-os para a area abaixo — para verificar se estão dentro dos limites do TCM: 5 MB por arquivo e 500 KB por página. Quando algum PDF exceder, você pode gerar uma copia comprimida — o original e sempre preservado. Paginas digitalizadas sem texto recebem OCR em portugues — apenas elas: as páginas que já tem texto passam intactas, preservando as fontes reais que o E-TCM exige. A compressao respeita um piso de qualidade de 200 DPI — a ferramenta nunca reduz a resolucao abaixo disso; se nem a 200 DPI o arquivo couber nos limites, ele sai marcado como excedente e a orientacao e reescanear ou dividir o original.
Nenhum PDF selecionado. Arraste os PDFs aqui ou use o botão acima para verificar arquivos.
Importação Automática de Processos
Envie os PDFs de liquidação, extrato de empenho e pagamento — o sistema identifica cada um pelo conteúdo e faz o resto sozinho: cria o processo a partir da liquidação (se ainda não existir), anexa o extrato aos processos do empenho e anexa o pagamento ao processo correspondente. O que não for reconhecido fica na fila "Revisar" para tratamento manual — la cada arquivo mostra o motivo detalhado e botões para Ver o PDF, Tentar de novo, Anexar a um processo ou Descartar. A pasta do servidor também e vigiada automaticamente a cada 1 minuto.
Ultimas importacoes
Nenhuma importação registrada ainda.
Perfis de Acesso
Cada perfil define quais abas do sistema o usuário pode acessar. Depois de criar o perfil, escolha-o no cadastro do usuário (aba Usuários).
Portarias Vigentes
0
Portarias Revogadas
0
Contratos sem Fiscal
0
Contrato expirado
0
Emitidas este ano
0
Portarias
| Portaria | Data | Contrato(s) | Fornecedor | Objeto | Fiscal | Suplente | Situação | Ações |
|---|
Vigentes
0
Vencidos
0
Rescindidos
0
Sem vigência
0
Anexar contrato, aditivo ou rescisão
Arraste os PDFs (pode varios de uma vez) ou clique para escolher. O sistema identifica sozinho se e contrato, termo aditivo ou rescisão, le os campos e abre a conferência de um por vez. Documentos escaneados passam por OCR automaticamente.
Solte os PDFs aqui ou clique para escolher
| Contrato | Fornecedor | Objeto | Vigência até | Situação | Docs |
|---|
Empenhos
0
Empenhado (vigente)
-
Já liquidado
-
Saldo a liquidar
-
Sem contrato
0
Anexar empenho, reforco ou anulacao
Arraste os PDFs (pode varios de uma vez). O sistema identifica sozinho se e Nota de Empenho, Nota de Acrescimo (reforco) ou Nota de Reducao (anulacao), e já liga ao contrato citado no documento. O saldo vem calculado do proprio documento, não e recalculado aqui.
Solte os PDFs aqui ou clique para escolher
| Empenho | Data | Fornecedor | Contrato | Valor | Saldo | Mov. |
|---|
Compras diretas sem contrato
0
Valor total
-
Aguardando empenho
0
Empenhadas
0
Anexar dispensa ou inexigibilidade (lista de vencedores)
Arraste os PDFs (pode varios de uma vez) ou clique para escolher. O sistema le número do processo, modalidade, fornecedor, objeto, valor, datas e itens e abre a conferência de um por vez. Se já houver empenho com esse processo, ele e ligado na hora; se não, a compra fica marcada como aguardando empenho até a Nota de Empenho ser anexada.
Esta tela e só para as compras diretas sem contrato. Dispensa ou inexigibilidade que gerou contrato e tratada direto na tela de Contratos/Aditivos/Rescisões (anexe o contrato la), e não entra neste repositório.
Solte os PDFs aqui ou clique para escolher
| Processo | Ratificacao | Fornecedor | Modalidade | Objeto | Valor | Empenho | Situação |
|---|
Notas fiscais
0
Valor total
-
Pendentes de identificação
0
Funcionarios com notas
0
Anexar Nota Fiscal de despesa médica
Arraste os PDFs (pode varios de uma vez) ou clique para escolher. O sistema le a nota, acha o CPF ou nome do funcionário (ou de um dependente cadastrado), vincula sozinho e guarda o arquivo já renomeado no padrão AAAA-MM-DD_NF_NUMERO_PRESTADOR.pdf. Se não identificar, a nota fica em pendentes de identificação.
Solte os PDFs aqui ou clique para escolher
| Data | NF | Prestador | Funcionário | Paciente | Valor | Situação |
|---|
Clínicas credenciadas — faturamento mensal
As clínicas enviam NF, relatório de utilizacao e as 5 certidões pelo portal exclusivo (/portal, com CNPJ e senha). As certidões sao validadas sozinhas: positiva e recusada na hora; certidão vencida antes da emissão da NF do mês também. O fechamento e por clínica: feche o mês das que já enviaram e foram conferidas (cadeado na linha) e deixe aberto o das que ainda tem pendência ou documento a substituir. O portal também tem a aba "Servidores e dependentes": a clínica consulta o cadastro (o mesmo de Despesas Médicas, com CPF parcialmente oculto) para conferir na recepcao quem tem direito ao atendimento credenciado.
Para dar acesso a uma clinica: cadastre-a no botão "Nova clinica" e entregue a ela o CNPJ, a senha e o link do portal — o mesmo endereço deste sistema com /portal no final (botão "Abrir portal das clinicas" ao lado, ou clique aqui). Etapa do RH: não acontece sozinha.
Alerta de certidão recusada: aparece para a clínica dentro do portal, na hora, como pedido no documento de 26/08/2026. O sistema não envia e-mail automático de recusa — se o RH quiser esse aviso também por e-mail, e uma melhoria a combinar com a Reale Tech.
Clínicas ativas
0
Docs no mês
0
Recusados no mês
0
Meses fechados
0
| Clínica | CNPJ | Documentos do mês | Situação do mês |
|---|
Serviços, valores e credenciamentos
O que for cadastrado aqui aparece para todos os servidores na tela Serviços de Saúde — grupos da planilha do Credenciamento 013/2024, com valor, participacao do servidor (% e R$) e clínicas credenciadas.
Serviços de saúde conveniados
Consulte os serviços do Credenciamento 013/2024 por grupo, o valor de cada um, quanto o servidor paga (percentual de participacao — hoje 30%) e as clínicas credenciadas. Cadastro mantido pelo RH.
NF de Fornecedores — materiais e serviços
Repositório do almoxarifado: lance a nota fiscal do fornecedor informando se e de materiais, permanentes ou serviços — o sistema cobra os documentos certos de cada tipo (nota eletronica da SEFAZ e entrada/tombamento só para materiais e permanentes), válida as certidões sozinho e avisa o fiscal do contrato por e-mail que ha nota aguardando a nota técnica. Com tudo pronto, o almoxarifado ou o fiscal marcam a NF como "disponivel para liquidacao" — o sinal verde para o setor contábil.
Notas lancadas
0
Sem nota técnica
0
Com pendências
0
Docs recusados
0
Disp. p/ liquidação
0
| Nº Doc | Emissão | Fornecedor | Tipo | Valor | Data Nota Técnica | Pendências |
|---|
Pedidos a Fornecedores
Substitui o grupo de WhatsApp por trilha documental: quem pede informa o serviço que gerou a necessidade, o pedido vai ao fornecedor com um link de confirmacao de entrega e quem recebeu atesta a quantidade — nominalmente, com data e hora. No fim do mês o relatório bate com a nota fiscal do contrato.
Como funciona
Você pede
Itens, quantidade, hora e o serviço que gerou a necessidade.
Manda no WhatsApp
A mensagem sai pronta. Você copia ou abre o WhatsApp.
Fornecedor confirma
Ele clica no link e informa que entregou. Sem senha.
Você atesta
Confirma se veio tudo. Se faltou, registra a diferenca.
Aguardando autorização
0
Em entrega
0
Divergencias
0
Pedidos no mês
0
Servidor de E-mail (SMTP)
Configuração do e-mail de saida do sistema — será usado pelas notificações automaticas aos fiscais de contratos (próxima etapa do modulo de portarias). A senha fica guardada apenas no servidor e nunca e reexibida aqui.
465 = SSL · 587 = STARTTLS
Endereço público do sistema
O endereço que funciona fora da rede do SAAE (ex.: https://sistema.saaevalenca.ba.gov.br). E com ele que os links enviados aos fornecedores (confirmacao de entrega e painel de pedidos) sao montados. Enquanto estiver vazio, os links saem com o endereço interno e só abrem dentro da rede — as telas avisam.
Enviar e-mail de teste
Salve a configuração acima e envie um teste para confirmar que esta tudo certo.
Contas a Pagar
Total a pagar (liquido)
R$ 0,00
Pago no mês
R$ 0,00
Saldo a pagar
R$ 0,00
Previstas (aguard. documento)
0
Diferença zero = os pagamentos do sistema conferem com o SIAFIC e o mês pode fechar.
Contas do mês
Aguardando liberacao
0
Na liquidação
0
Recebidas pela contab.
0
Devolvidas
0
Consignações da folha
O RH lanca a consignação (emprestimo consignado, pensão alimenticia, sindicato...), deposita os documentos e libera. A contabilidade recebe no painel de Liquidações e liquida como extraorçamentária.
Gerenciar Usuários
Meus Dados
Alterar Senha
Central de Ajuda
Guia completo do IntegraSAAE · conteúdo atualizado na versao 12.46
O que você encontra aqui
O que e este sistema?
O IntegraSAAE — Plataforma Integrada de Gestão do SAAE foi desenvolvido para orgaos publicos e entidades publicas com o objetivo de organizar, digitalizar e controlar todos os processos de pagamento da entidade.
Ele substitui o controle manual feito por planilhas e pastas fisicas, centralizando os documentos contabeis em um único lugar digital, acessivel de qualquer computador com internet. Hoje o sistema tem três frentes que conversam entre si:
Processos de pagamento
Cada pagamento vira um processo com suas abas de documentos, validação e PDF único ao final.
Repositorios
Contratos, empenhos e portarias de fiscais ficam cadastrados e vinculados entre si, com vigência, saldo e situação.
Automacao
Robos leem os PDFs, criam processos, anexam documentos e buscam comprovantes de pagamento sozinhos.
Em resumo: cada vez que a entidade pública precisa pagar um fornecedor, existe um conjunto de documentos obrigatórios (empenho, liquidação, notas fiscais, certidões, etc.). Este sistema garante que todos esses documentos estejam reunidos e organizados antes do pagamento ser efetuado — e guarda o contrato, o empenho e a portaria do fiscal que dao origem a despesa.
Como funciona um processo, do inicio ao fim
O processo nasce
Acesse "Novo Processo" no menu lateral, envie o PDF de empenho e o sistema extrai automaticamente número do empenho, liquidação, fornecedor e processo de pagamento (também da para preencher a mao). Na prática, hoje a maioria dos processos nasce sozinha: a tela Importação Automática cria o processo a partir da Nota de Liquidação, sem ninguém digitar nada.
Anexar os documentos obrigatórios
Abra o processo na lista e envie os PDFs em cada aba. Empenho e Extrato sao alternativos (basta ter um dos dois). Quando alguma aba não se aplica, marque-a como opcional com justificativa (veja "Abas opcionais" nas dicas) — e a natureza da despesa já libera as abas certas automaticamente.
Empenho
Extrato
Liquidação
Notas Fiscais
Certidões
Notas Tecnicas
Relatórios
Portaria de Fiscal
Contrato / Aditivo
Pagamento
Comprovante
A aba Contrato/Aditivo/Item Homologado e opcional por padrão e vira obrigatória conforme a natureza e a liquidação. O Comprovante de Pagamento costuma chegar sozinho, pelo robo de comprovantes.
Acompanhar o status e validar
A validação tem duas etapas: Incompleto (faltam documentos), Aguardando Validação (documentos completos, sem confirmacao manual) e Validado (confirmado pelo usuário). Depois de completar os documentos, clique em "Validar Processo". Qualquer alteracao posterior (documento adicionado, removido ou movido de aba) revoga a validação automaticamente e fica registrada no histórico.
Gerar o PDF final
Com o processo completo, clique em "Gerar PDF" para criar um documento único com todos os anexos na ordem certa. Também da para gerar todos os PDFs de um mês de uma vez, ou combinar varios processos em um PDF Combinado. Se o arquivo for para o TCM, passe antes pela tela Compressao TCM.
Mapa das telas do menu
Você só ve as telas liberadas para o seu perfil de acesso — se alguma das descritas abaixo não aparece no seu menu, e questão de permissao (fale com o administrador).
Dashboard
Visao geral: total de processos, validados, aguardando validação e incompletos, mais os ultimos processos cadastrados.
Novo Processo
Cria o processo por upload de PDF (dados extraidos automaticamente) ou manualmente. Reconhece Orçamentário, EXTRA e Restos a Pagar.
Processo de Pagamentos
A tela central: busca por fornecedor, empenho ou liquidação; filtros de mês, ano, natureza e pendência especifica; edicao de todos os campos; abas de documentos; histórico; PDF único, do mês e combinado; ações em lote.
Relatórios
Processos pagos por mês (pago = com documento de pagamento anexado), filtro por ano, contadores e Exportar Excel. Mostra também quantos ficaram sem mês identificado.
Compressao TCM
Verifica os limites do TCM (5 MB por arquivo e 500 KB por página) e gera copia comprimida, preservando o original. PDFs digitalizados recebem OCR em portugues antes de comprimir. A resolucao nunca cai abaixo de 200 DPI, preservando a legibilidade do texto.
Importação Automática
O robo que cria processos e anexa documentos sozinho, a fila "Revisar" do que ele não resolveu e o painel de pendências de comprovantes.
Portarias de Fiscais
Cadastro das portarias de designacao de fiscal por PDF, controle de vigencia/revogacao, alertas gerenciais, exportacao e aviso ao fiscal por e-mail.
Contratos/Aditivos/Rescisões
Repositório de contratos, termos aditivos e rescisões, com vigência, valor, saldo, situação e painel de pendências.
Empenho/Acrescimo/Reducao
Repositório de notas de empenho, acrescimos e reducoes, com saldo do proprio documento, quanto já foi liquidado e vínculo com o contrato.
Compras Diretas sem Contrato
Repositório de dispensas e inexigibilidades que não geraram contrato (as que tem contrato ficam na tela Contratos/Aditivos/Rescisões), cadastradas pela lista de vencedores, com aviso de "aguardando empenho" e vínculo automático com a Nota de Empenho pelo número do processo.
Despesas Médicas (IR)
Repositório das Notas Fiscais de despesas médicas para o Imposto de Renda: basta anexar o PDF, que o sistema le o CPF ou nome do funcionário (ou de um dependente cadastrado), vincula sozinho e renomeia o arquivo no padrão AAAA-MM-DD_NF_NUMERO_PRESTADOR.pdf. Nota sem identificação fica em pendentes de identificação. Acesso restrito ao RH e a Contabilidade.
Usuários admin
Criar, editar, ativar/desativar e excluir usuários; varios perfis por pessoa; matricula; e a data do último acesso de cada um.
Perfis de Acesso admin
Define quais telas cada perfil enxerga. Da para criar quantos perfis quiser (ex.: "Somente Relatórios").
Backup admin
Backup completo (banco + arquivos) com observação obrigatória, rotacao dos 5 mais recentes — e o aviso de manutenção para os usuários.
E-mail (SMTP) admin
Configura o e-mail de saida usado para avisar os fiscais de contrato, com botão de enviar teste.
Meu Perfil
Seus dados (nome, login, e-mail) e a troca da propria senha. Sempre disponível, em qualquer perfil de acesso.
Portarias de fiscais de contratos
Controla quem e o fiscal titular e o suplente de cada contrato, desde a portaria de designacao até a revogacao.
- Cadastro por PDF: arraste varios PDFs de uma vez. O sistema le número, data, contrato(s), fornecedor, fiscal, suplente e revogacoes, e abre a conferência de um por vez ("2 de 7") — nada e salvo sem você conferir. Portarias escaneadas passam por OCR automaticamente.
- Regra de Negocio nº 01: se o contrato já tem portaria vigente, o sistema não decide sozinho — pergunta se a nova revoga a anterior ou se as duas convivem. Revogacao escrita no proprio texto da portaria e aplicada automaticamente, e quem manda e a portaria mais recente pela data, não a ordem em que você cadastrou.
- Painel gerencial: cards de Vigentes, Revogadas, Contratos sem Fiscal (clicavel), Contrato expirado e Emitidas este ano; alertas de portaria sem suplente, sem titular, contrato com duas portarias vigentes e contrato sem portaria (este e o card só consideram contratos ainda em vigor — vencidos e rescindidos não precisam de fiscal).
- Filtros e saida: por portaria, contrato (zeros a esquerda não atrapalham), fornecedor, fiscal, palavras do objeto, período e situação. Os resultados vao para Exportar Excel ou Imprimir/PDF; a ficha de cada portaria também imprime.
- Aviso ao fiscal por e-mail: ao salvar a portaria, o sistema procura o fiscal no cadastro de usuários (pela matricula, ou pelo nome) e oferece o envio do aviso de designacao. Se o fiscal ainda não tem usuário, quem tem permissao pode cadastra-lo na hora com o perfil restrito de fiscal. O envio depende da tela E-mail (SMTP) configurada.
- Histórico e correcoes: toda edicao, revogacao ou troca de PDF fica registrada ("Histórico de alteracoes" na ficha). O botão "Fiscais e fornecedores" corrige nome, cargo, matricula e CNPJ dos cadastros criados automaticamente, e exclui os que ficaram sem uso.
Contratos e empenhos
Duas telas irmas, com o mesmo jeito de usar: arraste os PDFs, o sistema identifica o tipo do documento sozinho, le os campos e abre a conferência antes de salvar. Documentos escaneados — inclusive os assinados digitalmente — passam por OCR automaticamente.
Contratos/Aditivos/Rescisões
- Aceita contrato, termo aditivo e rescisão — e reconhece a qual contrato o documento pertence. Se o contrato ainda não existir, o proprio aditivo cria (e o sistema avisa para anexar o PDF do contrato depois).
- Cards clicaveis de Vigentes, Vencidos, Rescindidos e Sem vigência, mais busca por número, objeto ou fornecedor.
- Painel de Pendências e erros: aditivo sem vigência, data suspeita no documento, contrato aguardando PDF, contrato sem vigência e saldo não confiavel. Clique no item para ver só os contratos afetados.
- Na ficha: linha do tempo com contrato, aditivos e rescisão (cada um com lapis e lixeira), edicao de todos os dados, substituicao do PDF, vínculo de empenhos e exclusão do contrato quando ele não tem nenhum vínculo.
Empenho/Acrescimo/Reducao
- Aceita Nota de Empenho, Nota de Acrescimo (reforco) e Nota de Reducao (anulacao), e já liga ao contrato citado no documento.
- Cards de quantidade, Empenhado (vigente), Já liquidado (soma das liquidações do modulo Processo de Pagamentos, pelo valor bruto — as retencoes também saem do empenho), Saldo a liquidar e Sem contrato (clicavel).
- O saldo vem do proprio documento, nunca de conta feita pelo sistema — a ficha mostra o retrato do saldo com as liquidações anteriores e posteriores.
- Na ficha da: editar todos os dados (número, ano, data, fornecedor/CNPJ, valor, processo, tipo, histórico), editar ou excluir um acrescimo/reducao na linha do tempo, substituir o PDF e vincular ou desvincular o contrato manualmente.
- Se o processo administrativo do empenho for de uma compra direta cadastrada, o empenho e ligado a ela sozinho (a conferência avisa antes de salvar). A ficha mostra o processo e permite trocar o vínculo.
Compras Diretas sem Contrato
- Só entram aqui as compras diretas sem contrato. Algumas dispensas e inexigibilidades geram contrato — essas sao tratadas direto na tela de Contratos/Aditivos/Rescisões, como qualquer outro contrato, e não devem ser cadastradas neste repositório.
- Cadastro pelo PDF da lista de vencedores da dispensa/inexigibilidade (o documento com ratificacao e homologacao). O sistema le número do processo, modalidade, fornecedor/CNPJ, objeto, valor, datas e itens, e abre a conferência.
- Logo após salvar, o sistema informa se a compra ficou aguardando empenho ou se já foi ligada a empenhos existentes. As que aguardam aparecem no card clicavel, no painel amarelo da propria tela e no topo da tela Empenho/Acrescimo/Reducao.
- O vínculo com o empenho e automático e funciona nos dois sentidos, pelo número do processo administrativo ("Nº Proc. 0053/2026" na lista = "PROCESSO ADM: 0053/26" no empenho): tanto faz qual documento chega primeiro.
- A ficha mostra valor ratificado, empenhado, já liquidado (pelas liquidações do modulo Processo de Pagamentos) e os itens; da para editar todos os dados, substituir o PDF e excluir. Situacoes: Aguardando empenho, Empenho parcial (empenhado abaixo do valor) e Empenhada.
Importação automática e comprovantes
O robo que monta os processos
Na página Importação Automática, envie os PDFs pelo botão "Enviar PDFs" — ou deixe que o sistema leia sozinho a pasta monitorada (o caminho e o status aparecem logo abaixo dos botões). O sistema identifica cada documento pelo conteudo: a Nota de Liquidação cria o processo; a Nota de Empenho e anexada ao processo da parcela 1 e cadastrada no modulo Empenho/Acrescimo/Reducao; as Notas de Acrescimo e de Reducao também sao cadastradas nesse modulo automaticamente; o Extrato de Empenho e anexado ao processo do último sub-empenho; o Pagamento vai para o processo correspondente; e uma capa de pagamento extraorçamentária cria o processo extra automaticamente. Nos processos criados ou tocados pelo robo, a aba Portaria de Fiscal vazia e preenchida sozinha com a portaria vigente do contrato do empenho, buscada no modulo Portarias de Fiscais. Os processos criados pelo robo recebem o selo "AUTO", e ao entrar no sistema um aviso mostra tudo que foi feito enquanto você estava fora.
A fila "Revisar" — nada e anexado no chute
O que não for reconhecido, ou estiver duplicado, vai para a fila "Revisar" em vez de ser anexado no lugar errado. La cada arquivo explica por que parou e oferece Ver PDF, Tentar de novo (útil quando o processo que faltava já foi criado), Anexar a um processo (você escolhe processo e aba) e Descartar (sai da fila sem apagar: o arquivo fica guardado na pasta descartados/ do servidor).
Comprovantes de pagamento
Um segundo robo varre a pasta de rede dos comprovantes e casa cada um com o processo certo por valor liquido + data (usando o favorecido para desempatar), anexando na aba Comprovante de Pagamento. Quando ha duvida, ele não escolhe: o caso aparece no card "Pendências de comprovantes", na propria tela de Importação Automática — junto com as capas de pagamento escaneadas sem valor legivel, que nunca vao casar sozinhas. Depois de anexar o comprovante a mao, clique em "Resolvido" para dar baixa.
Usuários, perfis e permissoes
- Perfis sob medida: em Perfis de Acesso você marca quais telas o perfil enxerga. "Meu Perfil" e sempre liberado, para a pessoa poder trocar a propria senha. Algumas permissoes dependem de outra (quem gerencia portarias precisa antes poder ver portarias) — a tela avisa e corrige com um clique.
- Varios perfis por pessoa: um usuário pode participar de mais de um perfil, e as permissoes se somam.
- Perfil do fiscal de contrato: um dos perfis pode ser marcado como o do fiscal — e o aplicado quando um fiscal e cadastrado como usuário pelo modulo de portarias.
- Último acesso: a lista de usuários mostra quando cada pessoa entrou pela última vez — e assim que o administrador descobre quem já não usa o sistema e pode ser desativado.
- Permissao nova vale na hora: ao abrir o sistema, a sessão e renovada — quem ganhou (ou perdeu) acesso não precisa esperar o próximo login. Usuário desativado e desconectado.
- Protecoes: o sistema nunca deixa o último administrador ser desativado, rebaixado ou excluído, e recusa perfil em uso ou login/matricula repetidos.
Administracao do sistema
Backup
Copia integra do banco mais os arquivos, em .tar.gz e .zip, com observação obrigatória. Guarda os 5 mais recentes e recusa o backup se o disco estiver sem folga. A lista traz versao, usuário e data/hora, com opção de baixar ou excluir.
Aviso de manutenção
No topo da tela Backup: liga uma faixa amarela para todos os usuários avisando que o sistema esta em atualização e pode oscilar. Ligue antes da mudanca e desligue ao terminar.
E-mail (SMTP)
Servidor, porta (465 = SSL, 587 = STARTTLS), usuário, senha e remetente, com envio de teste. A senha fica só no servidor e nunca volta para a tela — salvar com o campo vazio mantem a que já existe.
Versao do sistema
No rodape da barra lateral, o número da versao abre um resumo com frontend, backend e Python — útil para informar ao suporte.
Exemplos praticos
A concessionaria de energia envia a fatura mensal. O setor contábil precisa:
- 1. Criar o processo no sistema e fazer upload do empenho
- 2. O sistema extrai automaticamente: EMP 001234, LIQ 005678, Fornecedor: CIA ENERGETICA
- 3. Anexar a nota fiscal da concessionaria, as certidões de regularidade e a nota técnica
- 4. Com tudo anexado, o processo fica Aguardando Validação; conferido, clique em "Validar Processo"
- 5. Gerar o PDF final e encaminhar para pagamento
A entidade compra material de um fornecedor. O processo contábil inclui:
- 1. Empenho da despesa (reserva orçamentária)
- 2. Extrato do empenho com saldo disponível
- 3. Nota fiscal do fornecedor com os itens comprados
- 4. Certidões de regularidade fiscal (FGTS, INSS, Trabalhista, Federal, Estadual, Municipal)
- 5. Liquidação, ordem de pagamento e o comprovante do pagamento
Todos esses documentos sao anexados no sistema, organizados automaticamente, e ao final gera-se um PDF único do processo completo.
No final do mês, o setor contábil precisa gerar todos os processos de pagamento organizados. Em vez de abrir processo por processo, basta usar a função "Gerar PDFs do Mês" — o sistema gera automaticamente um arquivo para cada processo completo daquele período, prontos para arquivo fisico ou digital. Antes de mandar ao TCM, passe os arquivos pela tela Compressao TCM.
- 1. Na tela Contratos/Aditivos/Rescisões, arraste o PDF do contrato e confira os dados lidos (número, fornecedor, objeto, vigência, valor)
- 2. Empenhos já cadastrados que citam aquele contrato sao ligados automaticamente — a tela informa quantos
- 3. Na tela Portarias de Fiscais, cadastre a portaria que designa o fiscal daquele contrato
- 4. Envie o aviso por e-mail ao fiscal (e, se ele ainda não tiver acesso, cadastre-o como usuário na hora)
- 5. A partir dai, o alerta "contrato sem fiscal" some e a vigência passa a ser acompanhada pelo sistema
Errou alguma coisa? Tem conserto pela tela
Praticamente tudo que antes exigia chamar o suporte hoje se resolve na propria tela.
Anexei o PDF errado no contrato, empenho ou portaria: use "Substituir PDF" na ficha. Não precisa excluir e recadastrar — o histórico e os vínculos ficam preservados.
"Já existe" ao subir um empenho ou reforco: o sistema oferece "Substituir pelo novo" — os dados e o PDF novos tomam o lugar dos antigos no mesmo registro, preservando reforcos, anulacoes e o vínculo com o contrato.
Número, ano ou fornecedor digitado errado na conferencia: tudo e editavel pela ficha do contrato, do empenho ou da portaria — inclusive numero/ano (o sistema avisa se já existir outro igual) e fornecedor/CNPJ.
Um aditivo ou reforco entrou com valor errado: na linha do tempo da ficha, use o lapis para corrigir ou a lixeira para excluir aquele documento; o saldo e a vigência sao reapurados.
Empenho ficou sem contrato (ou no contrato errado): na ficha do empenho da para vincular ou desvincular o contrato manualmente, sem reenviar o PDF.
Nome de fiscal ou fornecedor escrito errado: botão "Fiscais e fornecedores" na tela de Portarias. A matricula e o que liga o fiscal ao usuário do sistema e ao aviso por e-mail — vale conferir.
Reenviar o mesmo PDF não fez nada: corrigido — selecionar de novo o mesmo arquivo dispara o envio normalmente.
Documento caiu na aba errada do processo: passe o mouse sobre o arquivo e use "Mover para outra aba". Fica no histórico e revoga a validação, como qualquer alteracao.
Novidades recentes
Tudo editavel pela tela
Portarias, contratos, empenhos, usuários e perfis passaram por uma revisão completa, modulo por modulo, com um objetivo: nada mais depender de mexer no servidor. Número, ano, fornecedor/CNPJ, datas, valores, vigencias, PDFs, vínculos, aditivos e reforcos — tudo se corrige pela ficha. Veja a seção "Errou alguma coisa?".
Último acesso e sessão sempre atual
A lista de usuários agora mostra quando cada pessoa entrou pela última vez, para o administrador saber quem já não usa o sistema. E as permissoes passaram a valer assim que o usuário abre o sistema, sem precisar sair e entrar de novo.
Aviso de manutenção pela tela
O administrador liga e desliga a faixa amarela de manutenção direto no topo da tela Backup, com mensagem propria — antes só dava para fazer isso por linha de comando no servidor.
Empenhos e contratos se encontram sozinhos
Ao cadastrar um contrato, os empenhos que já citavam aquele número sao vinculados na hora. O card "Sem contrato" na tela Empenho/Acrescimo/Reducao mostra o que ainda falta ligar.
Leitura de PDFs assinados digitalmente
Contratos com assinatura digital antes eram recusados como "ilegiveis" e tinham de ser digitados a mao. Agora sao lidos normalmente — o arquivo guardado continua sendo o original, intacto.
Aviso ao fiscal por e-mail
Ao salvar uma portaria, o sistema localiza o fiscal no cadastro de usuários e permite avisa-lo da designacao por e-mail. Fiscal sem acesso ao sistema pode ser cadastrado na hora, com o perfil restrito. Requer a tela E-mail (SMTP) configurada.
Dicas úteis
Arraste e solte: você pode arrastar arquivos PDF direto do computador para a area de upload — nas abas do processo e também nas telas de Portarias, Contratos e Empenhos, onde da para soltar varios de uma vez.
Busca rapida: na tela Processo de Pagamentos, pesquise por número de empenho, liquidação, nome do fornecedor ou qualquer texto.
Lembrar acesso: marque "Lembrar meu acesso" na tela de login para não precisar digitar usuário e senha toda vez.
Natureza da despesa: marcar o processo como Diaria, Sentença, Indenizacao, Folha de Pagamento, Estágio, Encargos Sociais, Tarifas Bancarias ou Cartão Corporativo já dispensa as abas que não se aplicam aquele tipo de despesa — sem precisar justificar uma por uma. Da para aplicar em lote a varios processos.
Aba não se aplica? No editor do processo, clique em "opcional" no canto do bloco da aba e informe a justificativa (obrigatória, fica no histórico). O processo passa a contar como completo sem aquela aba; para voltar atras, clique em "tornar obrigatoria". Também funciona em lote, para varios processos de uma vez.
Filtrar por documento faltante: em Processos, o botão "Pendências" abre um painel para marcar quais documentos faltantes você quer localizar (ex.: "falta notas fiscais", "falta pagamento") — combina com os filtros de fornecedor, empenho, mês, ano e natureza.
PDF Combinado vira grupo: os processos combinados ficam vinculados permanentemente em um grupo, até você descombinar. Os grupos ficam numa barra recolhivel acima da lista ("Grupos combinados"): clique no nome para selecionar os membros, no download para gerar o PDF de novo, no lapis para dar um nome ao grupo (ex.: "Folha de julho") ou no X para desfazer.
Histórico de alteracoes: dentro de qualquer processo, clique no icone de relogio (ao lado de "PDF Unificado") para ver quem fez o que e quando. Portarias e contratos também guardam o proprio histórico na ficha.
Editar campos do processo: clique no lapis ao lado de qualquer processo para corrigir empenho, liquidação, fornecedor, pagamento e, nos extraorçamentários, o número da extra. Renomear um arquivo também e só clicar no icone de edicao ao lado dele.
Ir direto para o processo: na lista "Ultimas importacoes" (e no aviso que aparece ao entrar no sistema), o botão "Ir para o processo" abre direto o processo daquele documento.
Tipos de processo: além dos orçamentários, o sistema reconhece automaticamente EXTRA (despesas extraorçamentárias) e RESTOS A PAGAR (empenho de um ano com pagamento em outro) — cada tipo tem regras e badge proprios na lista.
OCR antes da compressao TCM: as páginas digitalizadas sem texto recebem OCR em portugues automaticamente; as demais páginas não sao tocadas, para manter as fontes reais do documento — sem elas o E-TCM recusa o arquivo com "Não ha fontes válidas neste documento".
Compressao TCM com piso de 200 DPI: a resolucao dos documentos nunca e reduzida abaixo de 200 DPI — o texto permanece legivel, sem borroes ou sombras. Se mesmo a 200 DPI o arquivo não couber nos limites do TCM, ele sai marcado como excedente e a orientacao e reescanear ou dividir o original.
Modo escuro: clique no icone de lua/sol no canto superior da tela para alternar entre tema claro e escuro.
Precisa de suporte?
Entre em contato com o administrador do sistema ou com o setor de TI para duvidas, sugestoes ou problemas tecnicos. Ao relatar um problema, informe o número da versao que aparece no rodape da barra lateral.
Aviso de Manutenção
Liga uma faixa amarela no topo da tela de todos os usuários avisando que o sistema esta em manutencao/atualizacao e pode oscilar. Ligue antes de mudancas no sistema e desligue ao terminar.
Criar Backup Completo
O backup gera uma copia integra do banco de dados e inclui todos os arquivos do sistema, nos formatos .tar.gz e .zip. O sistema guarda os 5 backups mais recentes; os mais antigos sao removidos automaticamente.